5 účinných spôsobov, ako zefektívniť pracovné procesy pomocou AI

Keď to Sydney J. Harris napísal vo svojej knihe „Clearing the Ground“ z roku 1973, dotkol sa problému, ktorý je dnes ešte relevantnejší. Harris, novinár s bystrým pohľadom na spoločnosť, nepredpovedal svet sci-fi, kde sa ľudia menia na roboty. Namiesto toho nás varoval pred stratou našich jedinečných ľudských vlastností v našom zhone s prijatím technológie.

Prejdite o niekoľko desaťročí dopredu a AI a automatizácia už nie sú futuristické nápady. V roku 2024 zmenia spôsob podniky prevádzkovať. Majitelia firiem však namiesto toho, aby úplne nahradili ľudí, optimalizujú výsledky a procesy hybridným prístupom k AI a ľudským zručnostiam.

Ako generálny riaditeľ medzinárodnej spoločnosti agentúra virtuálnej asistentkyna vlastnej koži som videl, ako tento prístup pomáha našim klientom prosperovať. Hybridný prístup odomyká to najlepšie z oboch svetov: efektivitu bez eliminácie ľudského dotyku, po ktorom toľko klientov túži. V tomto článku preskúmame silu hybridného modelu vrátane päťstupňového prístupu, ktorý môžete použiť vo svojom podnikaní.

Súvisiace: Zapájate sa naplno do AI? Tu je návod, ako sa orientovať v psychológii umelej inteligencie

Pochopenie hybridného prístupu

Keď sa automatizácia, strojové učenie a AI prvýkrát predstavili vo svete podnikania, nespočetné množstvo vlastníkov a manažérov sa obávalo najhoršieho: zrušenie zamestnania, trvalé kultúrne zmeny a futuristické pracovné prostredie bez ľudskej interakcie. Aj keď AI narušila základné obchodné procesy, majitelia firiem dokázali zachovať existujúce pracovné miesta a kultúru na pracovisku a zároveň odomknúť veľké výhody.

pre jedného, 85 % Majitelia firiem sa zhodujú na tom, že technológie im pomáhajú uspieť, či už ide o škálovanie na nové trhy, zvýšenie efektívnosti do hlavných obchodných procesorov alebo lepšiu podporu členov ich tímu. Podobne to odhalila štúdia Harvard Business Review 80 % zamestnancov uviedlo, že automatizácia otvára dvere zmysluplnejším interakciám so zákazníkmi a zainteresovanými stranami, ponúka príležitosť naučiť sa nové zručnosti a uľahčuje vykonávanie zložitejších úloh.

Tieto výhody objasňujú, že AI a automatizácia nie sú o nahradení ľudí strojmi. Ide o integráciu právomocí do existujúcich tímov s cieľom zlepšiť spoluprácu a odstrániť všedné a neefektívne procesy.

Ako majitelia firiem optimalizujú svoje spoločnosti pomocou AI

1. AI a strojové učenie: Mnoho majiteľov firiem používa AI a strojové učenie na preosievanie cez hory údajov, zisťovanie trendov a vytváranie predpovedí, ktoré pomáhajú prijímať informovanejšie rozhodnutia.

2. Automatizácia: Klienti využívajú automatizáciu na elimináciu všedných úloh, ako je plánovanie a dopytovanie, s cieľom zlepšiť konzistentnosť a presnosť.

3. Ľudská inteligencia: Ľudská zručnosť tímu je skutočne nenahraditeľná. Každá spoločnosť sa denne spolieha na kreativitu, emocionálnu inteligenciu a schopnosti svojich zamestnancov riešiť problémy. Zvládajú zložité požiadavky klientov, vyvíjajú inovatívne riešenia a poskytujú empatický prístup, ktorý je rozhodujúci v akomkoľvek odvetví služieb.

Reálna hybridná aplikácia

Pozrime sa na tri reálne hybridné aplikácie, aby sme ukázali, ako hybridný model funguje v každodennej prevádzke.

Manažment úloh

Funkcia správy úloh ťaží z hybridného modelu. Umelá inteligencia zvláda ťažké úlohy triedením a uprednostňovaním úloh, aby sa zabezpečilo, že sa váš tím zameria na tú najdôležitejšiu a časovo najcitlivejšiu prácu. Potom člen ľudského tímu riadi konečnú úlohu a dohľad, pričom rieši všetky jedinečné potreby alebo preferencie. Tento hybridný model prináša efektivitu bez obetovania ľudského dotyku, ktorý je nevyhnutný pre budovanie dlhodobých a úspešných vzťahov.

Zabezpečenie kvality pre klientov

Hybridný model môže tiež pomôcť udržať kvalitu implementáciou rutinných kontrol e-mailov a správ zákazníckych služieb. AI rýchlo označí chýbajúce informácie alebo chyby, ktoré sa potom odošlú ľudskému agentovi na konečné schválenie a zaručia, že práca je v súlade so značkou a tónom.

Preskúmajte výkon zamestnancov

Umelá inteligencia je základným nástrojom pri kontrole výkonnosti zamestnancov. V skutočnosti dokonca používame AI v našom podnikaní presne na tento účel. Nástroje AI môžu sledovať aktivitu a pomáhať merať výkon vo všetkých oblastiach, čím šetria manažérom čas a poskytujú im prístup k dôležitým informáciám, aby mohli poskytovať lepšiu spätnú väzbu.

Päť kľúčových krokov, ktoré môžete podniknúť na implementáciu AI vo svojom podnikaní

Ak to znie, že hybridný model je pre vašu firmu vhodný, tu je päť kľúčových implementačných krokov:

1. Posúďte svoje súčasné procesy

Prvým krokom je preskúmať existujúce pracovné postupy. Ktoré úlohy sa opakujú alebo sú náchylné na ľudskú chybu? Bežnými príkladmi by bolo manuálne zadávanie údajov, odpovedanie na základné otázky zákazníkov a plánovanie stretnutí.

• Automatizácia zákazníckej podpory: Chatboty AI môžu spravovať často kladené otázky, počiatočné otázky a základné riešenie problémov, čím uvoľňujú ľudských agentov pre zložité problémy zákazníkov.
• Analýza údajov: Nástroje umelej inteligencie dokážu preosiať veľké súbory údajov na generovanie správ a zvýrazňovanie kľúčových trendov, čím nahrádzajú manuálne zhromažďovanie a analýzu údajov.
• HR náborové procesy: Nástroje umelej inteligencie dokážu skenovať životopisy, vyberať kandidátov do užšieho výberu a plánovať pohovory, čím znižujú pracovné zaťaženie HR tímov.
• Spracovanie dokumentov: Nástroje poháňané umelou inteligenciou dokážu automatizovať extrakciu kľúčových údajov z dokumentov, ako sú faktúry, zmluvy a formuláre, čím sa výrazne zníži potreba manuálnej práce.
• Analýza spätnej väzby od zákazníkov: Umelá inteligencia dokáže skenovať a kategorizovať spätnú väzbu z viacerých zdrojov, ako sú sociálne médiá, prieskumy a recenzie, aby mohla rýchlo identifikovať trendy a poznatky.
• Podpora IT helpdesku: Implementujte nástroje AI, ktoré dokážu spracovať základné lístky na podporu IT, diagnostikovať bežné problémy a sprevádzať používateľov krokmi na riešenie problémov predtým, ako budú eskalované na ľudských technikov.
• Riadenie zásob: Umelá inteligencia dokáže automatizovať procesy sledovania a objednávania zásob na základe prediktívnej analýzy, čím pomáha udržiavať optimálne úrovne zásob.

Tieto úlohy sú často dobrými kandidátmi na AI alebo automatizáciu. Štúdia McKinsey zistila, že o 45 % platených činností je možné automatizovať pomocou súčasných technológiíčo predstavuje ročné mzdy až 2 bilióny dolárov.

2. Vyberte si správne nástroje

Ďalej si chcete vybrať správne nástroje a zdroje AI a automatizácie. Hľadajte riešenia, ktoré dobre fungujú s vašimi súčasnými systémami a môžu rásť s vami. Chcete napríklad nájsť zdroje, ktoré ponúkajú užívateľskú prívetivosť, dobrú podporu a možnosti prispôsobenia.

Ak si nie ste istí, ktoré nástroje sú pre vašu firmu najlepšie, začnite skúmať a kontrolovať renomované webové stránky, aby ste získali štatistiky. Prípadne môžete zvážiť najatie poradenskej firmy alebo agentúry, ktorá vám pomôže nájsť tie správne nástroje alebo dokonca prispôsobiť riešenie založené na AI prispôsobené vašim špecifickým obchodným potrebám.

3. Preškolte svoj tím

Integrácia AI a automatizácie znie teoreticky skvele, ale ak svoj tím nikdy nevyškolíte, nezaznamenáte takmer žiadny úspech. Vaši zamestnanci musia byť pripravení spolupracovať s AI. Zamerajte sa na školenia, ktoré budujú zručnosti, ktoré AI nemôže ľahko replikovať, ako je kritické myslenie a kreatívne riešenie problémov. Zároveň ponúknite školenie o procesoch, ktoré sa menia a o tom, ako môžu zamestnanci využívať nástroje na uľahčenie každodenného života.

Implementácia robustného školenia je veľkou úlohou, ako naznačuje Svetové ekonomické fórum polovica všetkých zamestnancov bude do roku 2025 potrebovať rekvalifikáciu kvôli novým technológiám. Na riešenie tejto výzvy sa platforma Reskilling Revolution Svetového ekonomického fóra snaží dosiahnuť viac ako 600 miliónov ľudí na celom svete do roku 2030. Podobne zdroje, do ktorých investujete, tiež ponúknu určitý typ školenia pre váš tím.

Zvážte použitie systému riadenia výučby (LMS) tretej strany na automatizáciu a zefektívnenie vášho tréningového procesu, čím sa stane efektívnejší a škálovateľnejší. Platformy ako LinkedIn Learning a Coursera ponúkajú širokú škálu vopred pripravených šablón a kurzov, ktoré pokrývajú základné témy.

Súvisiace: AI pre smoliarov – Tu je návod, ako môžu malé podniky prosperovať s umelou inteligenciou

4. Začnite v malom a opakujte

Nesnažte sa zmeniť všetko naraz. Počuli ste už o informačnom preťažení? Vrhanie príliš veľkého množstva informácií na váš tím môže viesť k nízkej produktivite a zvýšenému stresu. Na začiatok si vyberte jedno oddelenie alebo proces. To vám umožní učiť sa a upravovať predtým, než pôjdete all-in.

Povedzme, že chcete automatizovať funkciu služieb zákazníkom. Namiesto úplného prepracovania všetkých procesov začnite s jedným kanálom, napríklad e-mailom. Keď váš tím ovláda túto funkciu, pridajte sociálne médiá alebo telefónne služby. Spoločnosti, ktoré pokročia z pilotných projektov, dosahujú oveľa lepšiu návratnosť svojich investícií do AI.

5. Udržujte komunikáciu otvorenú

Pomôžte svojmu tímu vnímať AI ako užitočný nástroj, nie hrozbu. Buďte transparentní v tom, ako AI zmení ich prácu, a zamerajte sa na to, ako ich uvoľní pre zaujímavejšie úlohy. Je tiež dôležité zopakovať, že AI a automatizácia ich nenahrádzajú. Namiesto toho je to nástroj, ktorý im pomáha uspieť v ich súčasných úlohách.

Posun vpred s hybridným modelom

Uplatnenie hybridného modelu znamená vytvorenie partnerstva medzi ľuďmi a technológiou. Pri správnom vykonávaní umožňuje podnikom inovovať a vytvárať zmysluplné spojenia so svojimi zákazníkmi.

Spojenie umelej inteligencie a ľudí prirodzene núti obe strany pracovať na optimálnej úrovni, to znamená prinútiť umelú inteligenciu robiť to, čo vie najlepšie, a zároveň nechať ľudí, aby prevzali prácu „veľký obraz“. Takto spoločnosti vytvárajú budúcnosť, v ktorej môžu stroje aj ľudia efektívne koexistovať.

Je užitočné vrátiť sa k slovám Sydney J. Harrisovej z predchádzajúceho obdobia. Riziko nespočíva v tom, že počítače budú myslieť ako ľudia, ale v tom, že ľudia môžu stratiť svoje jedinečné vlastnosti, keď automatizujeme viac procesov. Premyslený hybridný model nám môže pomôcť vyhnúť sa tomuto výsledku a zároveň držať krok s dnešnými trendmi.