Zvýšte efektivitu odstránením rušnej práce hneď teraz

Produktivita znamená robiť veci inteligentne a efektívne. Keď ste produktívny, nie ste len zaneprázdnený – robíte veci, na ktorých skutočne záleží. Najprv sa zamyslite nad tým, čo chcete dosiahnuť. Potom vytvorte plán na dosiahnutie týchto cieľov. Byť produktívny znamená múdro využívať svoj čas a zdroje. Takže sa sústreďte, dobre plánujte a vyhnúť sa rušnej práci maximalizovať svoje úsilie.

Identifikácia rušnej práce

Rušná práca je, keď trávite čas a energiu úlohami, ktoré vám nepomáhajú dosiahnuť vaše ciele. Niekedy robíme užitočné veci, ale nerobíme skutočný pokrok.

Príklady rušnej práce zahŕňajú rozprávanie sa o veciach, na ktorých nezáleží, trávenie príliš veľa času e-mailami alebo chodenie na stretnutia, ktoré nie sú dôležité. Je to ako točiť kolesami – veľa akcie, ale nikam nevediete. Namiesto toho sa zamerajte na činnosti, ktoré vás skutočne posúvajú bližšie k vašim cieľom. To je skutočná produktivita, nielen byť zaneprázdnený.

Používanie hodín vám môže pomôcť sledovať, koľko času strávite úlohami. To vám môže pomôcť pracovať rýchlejšie a efektívnejšie.

E-maily môže pôsobiť rušivo. Môžete sa však vyhnúť prerušeniam nastavením konkrétnych časov na ich kontrolu. Týmto spôsobom sa môžete lepšie sústrediť na dôležité úlohy, namiesto toho, aby ste sa nechali vtiahnuť do rušnej práce. Takže, keď budete nabudúce na niečom pracovať, skúste použiť hodiny a nastaviť časy kontroly e-mailov. Naozaj by vám to mohlo pomôcť byť produktívnejší.

Súvisiace: Tento zlý pracovný návyk vám ukradne šokujúcich 72 dní vášho času v roku

Štatistika produktivity na pracovisku

Vedeli ste? vedzte, že priemerný pracovník je len produktívny asi 60 % ich pracovného dňa? To znamená, že možno strávite veľa času tým, že toho veľa neurobíte. Pre kancelárskych pracovníkov je to ešte menej – len približne dve a pol hodiny skutočnej produktivity každý deň.

Keď sú tímy zapojené a dobre spolupracujú, môžu sa stať úžasné veci. Vysoko angažované tímy majú menej problémov, ako sú interné krádeže, absencia a fluktuácia.

Prekvapivo môžu sociálne médiá stáť firmy veľa peňazí. Zamestnanci, ktorí trávia čas na Facebooku a iných stránkach, plytvajú ročne miliardy dolárov. A tie dlhé, neproduktívne stretnutia? Zaberajú tiež miliardy hodín.

V dnešnej dobe to nie je len o zaneprázdnenosti – je to o tom mať ten správny talent. Talentovaní a správni zamestnanci môžu zmeniť množstvo vykonanej práce. V skutočnosti môžu byť až o 400 % produktívnejší ako priemerní pracovníci. Tí najlepší dokážu dokonca veľmi efektívne vykonávať náročné úlohy, pričom niekedy dosahujú úrovne produktivity, ktoré sú osemkrát vyššie ako normálne.

Súvisiace: Premárnený čas zamestnancov pribúda: Tu je návod, ako to opraviť

Kľúčové prvky produktivity

Vedeli ste, že zamestnanci môžu byť dvakrát tak produktívni, keď sa venujú svojej práci? Keď sa ľudia cítia spojení s tým, čo robia, majú tendenciu pracovať tvrdšie a urobiť viac.

Ale je tu ešte niečo, čo môže ovplyvniť produktivitu ľudí: spánok. Ak nemáte dostatok spánku, môže vás to v práci znížiť. V skutočnosti, spánková deprivácia stojí podniky veľa peňazí – 63 miliárd dolárov každý rok. A nie je to len pár ľudí – jedna tretina pracovníkov v USA nedostáva spánok, ktorý potrebujú.

Ďalšia vec, ktorá môže ľudí pri práci rozptyľovať, je internet. Keď zamestnanci trávia čas online vecami, ako je sledovanie športu alebo nakupovanie, ich produktivita sa môže znížiť na polovicu. Je dôležité sústrediť sa na pracovné úlohy, aby sa veci robili efektívne.

Premena rušnej práce na produktivitu

Aby ste sa uistili, že váš tím využíva čas rozumne, je dôležité plánovať dopredu a delegovať úlohy riadne. Začnite tým, že najprv zistíte, čo je potrebné urobiť, a potom nasmerujte svoj tím, aby sa na tieto úlohy zameral. To im pomôže zostať na správnej ceste a motivovať sa.

Ak si všimnete svoje tím trávi príliš veľa času na tých istých veciach znova a znova, skúste nájsť spôsoby, ako si tieto úlohy uľahčiť. Môžete použiť softvér alebo nástroje na ich automatizáciu alebo zoskupiť podobné úlohy, aby ste ich mohli vykonávať efektívnejšie.

Je tiež dobré rozdeliť si pracovný deň na menšie časti a medzitým si urobiť prestávky. To môže pomôcť zabrániť vyhoreniu a udržať vašu produktivitu na vysokej úrovni. Udržiavanie poriadku a poriadku v kancelárii tiež môže pomôcť znížiť rozptýlenie a udržať váš tím sústredený.

Okrem toho môžete použiť nástroje, ako sú hodiny, zoznamy úloh a softvér na riadenie projektov. To môže pomôcť vášmu tímu zostať organizovaný a na vrchole svojich úloh. So správnym plánovaním a nástrojmi sa rušná práca môže stať produktívnou prácou v krátkom čase.

Ak delegujete úlohy na základe odbornosti, zistíte, že menej času strácate nabitou prácou. Pokračujte pravidelným vyhodnocovaním pracovného postupu. Informujte svoj tím o nových metódach a nástrojoch; tak ich môžete podporiť v tom, aby pracovali inteligentnejšie, než len usilovnejšie. Identifikujte, čo je potrebné zlepšiť, a buďte ochotní urobiť zmeny.

Súvisiace: 12 faktorov, ktoré podporujú duševné vyčerpanie vášho pracoviska

Nástroje na stimuláciu produktivity

Ak ste niekedy používali starší digitálny kalendár, aby ste sa časom zlepšili a boli prehľadnejšie, pravdepodobne ste mali pocit, že trávite príliš veľa času zadávaním a opravovaním údajov. Najnovšie digitálne kalendáre sú vybavené riešeniami s podporou AI, ktoré si zapamätajú váš rozvrh a prevezmú rezerváciu, organizovanie a aktualizáciu udalostí a stretnutí vo vašom kalendári. Tiež sa synchronizujú medzi zariadeniami a nástrojmi, čo umožňuje efektívnejší a produktívnejší pracovný proces.

Preplnené priečinky doručenej pošty sú jednou z najvýznamnejších prekážok produktivity, s ktorou sa zamestnanci stretávajú. Najlepšie nástroje na správu e-mailov dokážu kategorizovať podobné e-maily a poskytnúť zamestnancom rôzne nástroje na ich jednoduchú, rýchlu a efektívnu správu. Môžu blokovať odosielateľov, mazať viacero e-mailov naraz alebo automaticky odhlasovať odber e-mailov.

Konečné verdikty

Usporiadaním úloh, stanovením jasných cieľov a používaním užitočných nástrojov môžete premeniť rušnú prácu na produktívnu. Mali by ste si dobre naplánovať, múdro rozdeliť úlohy a zostať motivovaný uspieť. S vaším úsilím a správnymi metódami sa môže zvýšiť produktivita, znížiť rozptýlenie a práca môže byť efektívnejšia pre každého.